TEKNIK MEMIMPIN RAPAT

TEKNIK MEMIMPIN RAPAT

1.       Sikap dan sifat pemimpin rapat

Sikap dan sifat yang harus dimiliki oleh pemimpin rapat yaitu :

1. Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas
2. Seorang pemimpin rapat harus mengendalikan rapat

Pengendalian rapat terdapat 3 macam cara sebagai berikut :

§  Pengendalian secara bebas terbatas

Dalam teknik ini pemimpin membiarkan

peserta berbicara langsung oleh pemimpin rapat .

§  Pengendalian secara ketat (closed controlled)

Pengendalian rapat dengan cara ini, peserta

rapat saat berbicara dibatasi.

§  Pengendalian rapat gabungan bebas terbatas dan ketat

Cara tersebut adalah gabungan dari kedua cara tersebut. Keuntungan dengan cara ini peserta rapat dapat berbicara dengan tertib pemimpin rapat dapat mengendalikan secara ketat.

            c.       Memiliki moral yang tinggi
            Seorang pemimpin yang akan menjadi panutan adalah seorang panutan yang secara moral

                  dapat dipertanggung jawabkan.

            d.      Pemimpin rapat harus mampu mengatur jalannnya rapat

            e.      Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam mencapai tujuan rapat

            f.        Mampu menjadi Mediator
            Seorang pemimpin yang bijak mampu bertindak adil dan berpikir obyektif. Dua hal tersebut

                  akan menunjang tugas pimpinan untuk menjadi seorang mediator

            g.       Pemimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur perusahaan dan tata cara pertemuan

2.       Fungsi pemimpin rapat

Fungsi pemimpin rapat, antara lain sebagai berikut:

ü  Sebagai pengarah, seorang pemimpin harus lebih siap dan lebih menguasai permasalahan daripada peserta rapat yang lain agar dapat mengarahkan rapat dengan baik.

ü  Sebagai fasilitator, dapat memberikan fasilitas atau kemudahan bagi peserta rapat untuk mencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan.

ü  Sebagai penengah/katalisator, harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat diantara para peserta rapat.

ü  Sebagai motivator, harus mampu memberikan semangat ketika rapat berjalan lamban dan membosankan.

ü  Sebagai penentu keputusan, harus memperhatikan dengan sungguh-sungguh isi pembicaraan agar dapat mengumpulkan data dan membuat keputusan yang tepat.

3.       Hal yang perlu di perhatikan pemimpin rapat

                Pemimpin rapat harus memperhatikan hal-hal berikut:

Ø  Mendengarkan dengan seksama dan penuh perhatian terhadap pertanyaan yang diajukan pendengar.

Ø  Menunggu pendengar menyelesaikan pertanyaannya (tidak memotong pertanyaan pendengar).

Ø  Menjawab pertanyaan dengan singkat, jelas namun mencapai sasaran.

Ø  Menjawab pertanyaan dengan jujur dan objektif, bila pembicara tidak mengetahui jawabannya secara pasti lebih baik berterus terang.

Ø  Menjawab pertanyaan disertai bukti dan contoh agar jawaban pembicara dapat dipertangung jawabkan kebenarannya.

Ø  Tidak emosional bila terdapat pertanyaan yang bersifat menguji kepandaian pembicara.

Ø  Menjawab pertanyaan hendaknya pandangan mata ditujukan kepada pendengar.