Penyelenggaraan rapat dan soal

Pengertian rapat

Berdasarkan buku kamus besar bahasa indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, bidang, majelis.

                Dalam buku etika komunikasi karangan samsir rambe, rapat ialah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk mmberikan penjelasan.

                Dalam buku surat menyurat dan komunikasi karangan cut rozanna, rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. 

Dalam buku etika komunikasi kantor, susunan jg. Wursanto, diuraikan bahwa rapat adalah:

1)      Suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi

2)      Alat untuk mendapatkan mufakat

3)      Media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat

4)      Komunikasi kelompok secara resmi

5)      Pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama

6)      Pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

7)      Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundigkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

. Tujuan rapat

Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu). Meskipun direncanakan atau tanpa direncanakan (mendadak), tetapi peserta rapat harus diberitahu mengenai tujuan diadakannya rapat.

                Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:

1)      Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah

2)      Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan

3)      Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern

4)      Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi

5)      Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan

6)      Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)

7)      Dan lain-lain

Menguji dan menentukan tujuan rapat dapat dilakukan dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan sebagai berikut:

1)      Apakah tujuan tersebut realistik?

2)      Apakah waktunya tepat?

3)      Apakah orang-orang yang terlibat atau panitia rapat sudah tepat?

4)      Apakah tujuan sesuai dengan AD (Anggaran Dasar) dan ART (Anggaran Rumah Tangga) organisasi atau perusahaan?

TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT

Teknik  - teknik penyelenggaraan terjadi atas kegiatan berikut

1. Persiapan rapat

Rapat akan berhasil bila dilakukan persiapan terlebih dahulu. Hal pokok yang harus diketahui panitia penyelenggara rapat sebaiknya mempunyai jawaban atas pertanyaan – pertanyaan berikut

1. Why (Mengapa?)
2. What (Apa?)
3. Who (Siapa?)
4. Where (Dimana?)
5. When (Kapan?)
6. How (Bagaimana?)

Selain menjawab pertanyaan tersebut ,hal yang perlu dipersiapkan dalam

penyelenggawaan rapat yaitu :

1. Persiapan administrasi
2. Persiapan ruangan
3. Persiapan akomodasi konsumsi
4. Kesehatan dan keamanan
5. Penyusunan proposal

v  Cara menyusun proposal, yaitu :

1)      Kata pengantar; isinya mengemukakan intisari proposal

2)      Pendahuluan

3)      Maksud dan tujuan kegiatan secara jelas

4)      Jennis kegiatan

5)      Rencana kerja; jadwal kegiatan, target yang ingin dicapai

6)      Lokasi atau tempat kegiatan

7)      Waktu kegiatan

8)      Orang – orang yang terlibat dalam kegiatan

9)      Dana

10)   Harapan

11)   Lampiran

2. Penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat

                Pada umumnya penyelenggaraan rapat yaitu :

1)                      Pembukaan rapat

2)      Pembagian tugas

3)      Rapat kelompok

4)      Rapat pleno

                Rapat pleno merupakan rapat para peserta rapat secara keseluruhan

1)      Perumusan

2)      Reproduksi

3)      Selingan atau istirahat

3. Pelaporan

                Dalam Buku Administrasi Perkantoran Modern karya The Liang Gie, yang dimaksud laporan secara umum ialah dokumen sebagai hasil serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu.

                Secara garis besar, laporan terbagi atas dua macam, yaitu laporan hasil penelitian ilmiah dan laporan bukan hasil penelitian ilmiah.

Laporan hasil rapat merupakan suatu sarana dalam proses komunikasi . Unsur

– unsur laporan hasil rapat yaitu :

1)      Pelapor

2)      Penerima laporan

3)      Bahan yang dilaporkan

4)      Sarana komunikasi (bahasa)

5)      Alat pengganda

6)      Cara pendistribusian

4. Sarana Komunikasi (bahasa)

                Sarana komunikasi yang dimaksud ialah bahasa yang digunakan pelapor. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang sederhana dan mudah dipahami. Bahasa yang baik dan benar berarti memperhatikan hal – hal berikut :

1)                      Paragraf yang runtut

2)      Kalimat yang efektif

                Kalimat yang berisi gagasan secara jelas, singkat, dan tepat sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku.

TEKNIK MENYUSUN AGENDA RAPAT DAN ACARA RAPAT

Dalam hal rapat, agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok – pokok

permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat, sedangkan acara rapat

adalah perincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik – topik dalam agenda

rapat. Hal – hala yang harus diperhatikan dalam menyusun rapat yaitu :

1. Mengetahui dan menguasai pokok – pokok masalah yang akan dibicarakan dalam rapat
2. Mengetahui tema dan tujuan rapat
3. Mengetahui keadaan calon peserta rapat
4. Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, pelaksanaan rapat
5. Mengetahui peralatan yang akan digunakan
6. Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
7. Mengetahui keadaan ruang rapat
8. Mengetahui makanan berat atau ringan dan minuman yang dihidangkan serta waktu istirahat
9. Mengetahui tata tertib rapat

Teknik menyusun undangan rapat

Surat Undangan Rapat merupakan surat yang berisi pemberitahuan agar orang yang dituju atau pihak yang diundang dapat hadir dalam acara rapat.

Contoh undangan yang bersifat resmi ialah surat undangan rapat

Ada beberapa syarat penulisan bahasa surat yang baik :

1. Nada bahasa surat harus tepat
2. Penggunaan bahasa/kalimat-kalimat yang sederhana
3. Rumusan isi surat
4. Kejelasan makna
5. Pengaturan alenia

Bagian –bagian surat dinas terdiri atas empat bagian utama :

1. Kepala surat
2. Pembukaan
3. Isi surat
4. Penutup

Pada umumnya, isi surat undangan rapat terdiri atas :

1. Kepala surat mencangkup kop surat, tanggal, bulan, tahun surat dibuat, nomor, lampiran, perihal, alamat yang dituju, dan salam pembuka.
2. Isi surat mencangkup :

1. Kalimat pembuka
2. Kalimat isi
3. Kalimat penutup

1. Bagian kaki surat mencakup salam penutup, pejabat penandatanganan, tanda tangan, nama terang dan cap, tembusan (jika perlu).

Teknik Menyusun Acara Rapat

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia, yang dimaksud dengan :

1. Teknik adalah :

1. Pengetahuan dan kepandaian membuat sesuatu yang berkenaan dengan hasil industri (bangunan, mesin, dan sebagainya).
2. Cara (kepandaian dan sebagainya) membuat sesuatu atau melakukan sesuatu yang berhubungan dengan seni.
3. Cara sistematis mengerjakan sesuatu.

2. Acara adalah :

1. Hal atau pokok yang akan dibicarakan (dalam rapat, perundingan, dan sebagainya);agenda.
2. Hal atau pokok isi karangan.
3. Perkara oemeriksaan dalam pengadilan.

3. Rapat :

1. Pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang: majelis.
2. Sidang untuk membahas masalah yang dihadapi.
3. Pertemuan staf untuk membahas hal – hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
4. Acara rapat adalah perincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.
5. Teknik menyusun agenda dan acara rapat adalah cara sistematis menyusun pokok masalah yang akan dibicarakan dalam pertemuan atau rapat.

Soal :

1.      Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, mejelis adalah pengertian rapat menurut ...

a.       Buku kamus besar bahasa indonesia

b.      Buku etika komunikasi karangan samsir rambe

c.       Buku surat menyurat dan komunikasi karangan cut rozanna

d.      Buku etika komunikasi kantor susunan jg. Wursanto

e.       Beberapa perusahaan

2.      Sebutkan situasi dalam rapat ...

a.       Tenang dan damai

b.      Formal dan nonformal

c.       Legislatif dan yudikatif

d.      Informal

e.       Eksternal dan internal

3.      Berikut tujuan diadakannya rapat, kecuali ...

a.       Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah

b.      Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan

c.       Untuk kumpul bersama teman kerja

d.      Sebagai alat koordinasi antarintern dan antarekstern

e.       Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan

4.      Sebutkan salah satu cara untuk menguji dan menentukan tujuan rapat ...

a.       Menentukan layout

b.      Mempersiapkan rapat

c.       Membuat undangan

d.      Apakah tujuan tersebut realistik?

e.       Membuat agenda rapat

5.       Perincian / penjabaran lebih lanjut dan topik dalam agenda rapat, merupakan pengertian dari ...

a.       acara rapat

b.      agenda rapat

c.       pertemuan rapat

d.      tujuan rapat

e.       unsur-unsur rapat