Perencanaan Perjalanan Bisnis

Sekretaris harus mengetahui kebijakan dan proses yang berlaku di perusahaan tersebut. Dalam hal ini harus diketahui keterangan keterangan yang dibutuhkan itu antara lain ialah :

• Tujuan perjalanan, pejabat atau instansi apa yang akan dituju,tempat  persinggahan atau pemberhentian, baik pada waktu berangkat maupun kembali
• Tanggal keberangkatan dan kembali
•  Tanggal, waktu, tempat dan dengan siapa saja pimpinan membuat janji pertemuan
• Waktu yang dipilih untuk keberangkatan
• Jenis transportasi, menggunakan angkutan darat, laut atau udara
•  Jenis pelayanan, apakah menggunakan kelas utama, ekonomi atau bisnis
•  Hotel yang dikehendaki di setiap kota yang akan disinggahi oleh pimpinan
• Angkutan yang diperlukan di setiap kota yang dikunjungi oleh pimpinan

Jenis jenis dokumen yang dibutuhkan

1. Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis
2. Jumlah uang yang dipakai dalam perjalanan
3. Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.
4. Customs regulations (Peraturan kepabeanan)
5.  Baggage (bagasi).
6. Cara penggantian ongkos perjalanan

Tata Cara pelaksanaan Perjalanan Bisnis

Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu :

1. In House Travelling Departement (Divisi Perjalanan),yaitu bagian atau departemen dalam suatu perusahaan yang khusus mengurus perjalanan, dan bertanggung jawab mulai persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel serta mengurus pembiayaan selama perjalanan bisnis.
2. Biro Perjalanan ( Travel Agent )Kebanyakan perusahaan pada saat ini lebih menyukai memakai Jasa biro perjalanan, karena lebih praktis. Untuk itu sekretaris perlu memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya
3. Sekretaris/ Pegawai Administrasi mengurus sendiri perjalanan pimpinanAda kemungkinan sekretaris diminta oleh pompinan untuk mengurus sendiri

Persiapan Perjalanan Bisnis pimpinan meliputi

a.    Persiapan rencana perjalanan bisnis

b.    Persiapan transportasi dan akomodasi

c.     Persiapan dokumen perjalanan bisnis

d.    Persiapan daftar perjalanan bisnis

e.    Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis

Persiapan rencana perjalanan bisnis

1. Maksud dan tujuan dilakukan perjalanan Bisnis
2. Berapa lama dan kapan berangkat
3. Transpotasi apa yang akan digunakan
4. Pejabat atau Instansi yang akan dituju
5. Perbekalan apa yang perlu dibawah dan dipersiapkan

JADWAL PERJANAN DINAS

Pimpinan  Anda akan mengadakan perjalanan dinas ke Timika Papuah,dari tanggal19 sampai dengan 24  Agustus 2014. Berangkat dari Jakarta tanggal 19 Agustus 2014

Akomodasi (Hotel Reservation)

1. Nama tamu yang akan menginap
2. Jenis kamar yang diinginkan( standard, Deluxe, Superior- single,double ) biasakan dengan jenis-jenis kamar yang sesuai dengan kapasitasnya
3. Tanggal dan waktu kedatangan (cheek In) dan keberangkatan (cheek out) pimpinan. Beri tahu juga waktu penerbangan pimpinan dan minta agar pihak hoteltetap menyediakan kamar bila pimpinan terlambat datang.
4. Bagaimana cara pembayaran. Sekarang ini hotel-hotel cenderung meminta nomor kartu kredit dan masa berlakunya sebagai jaminan bila pembayaran dilakukan oleh yang bersangkutan.
5. Beberapa hal yang berkaitan dengan pemesanan hotel antara lain:
6. Teminologi Hotel

–      Resident Hotel

–      Transit hotel atau commercial hotel

–      Resort Hotel

–      European Plan (EP)

7.Klasifikasi kamar Hotel
8. Kamar hotel diklasifikasikan sesuai dengan fasilitas yang tersedia di dalam kamar itu. Urutan dari yang paling murah sampai yang paling mahal adalah:

a.       Economy class

b.      Standard room

c.       De Luxe room

d.      Super De Luxe  Suite

e.      Presidential Suit (lengkap dengan conference room, bar, kitchen dan segala perlengkapannya).

Sedangkan untuk jeniskamar hotel ada bermacam-macam juga yaitu:

1. Single room, satu kamar dilengkapi dengan satu tempat tidur
2. Double room, satu kamar yang dilengkapi dengan satu tempat tidur ukuran untuk dua orang
3. Twin room, satu kamar yang dilengkapi dengan dua buah singlebeds.
4. Family room, dua atau tiga kamar yang saling berhubungn, baik dengan kamar mandi sendiri-sendiri atau hanya satu kamar mandi untuk ketiga kamar tersebut.
5. Triple room, kamar yang dilengkapi dengan satu double beds dan satu single beds atau dapat pula dengan tiga single beds.
6. Solo Used, satu kamar double roomatau twin room yang digunakan untuk satu orang
7. Customs Regulations.

Sekretaris perlu mencari informasi tentang peraturan kepabeanan dari Negara yang akan dikunjungi oleh pimpinan. Ada Negara yang melarang pengunjung membawa barang-barang tertentu seperti makanan, rokok dll.

·         Baggage (Bagasi)

·         Para penumpang pesawat terbang diperkenankan ntuk membawa barang bawaannya ke kabin pesawat asalkan tidak melebihi ukuran dan berat yang ditentukan oleh airlines yang bersangkutan. Contoh: Koper kecil, tas kecil, tas tangan, Notebook, dll

o   Economy class : 20 Kg

o   Business class  : 30 Kg

o   First class         : 40 Kg

DOKUMEN PERJALANAN (TRAVEL DOCUMENTS)

Sekretaris atau pegawai administrasi perlu mempersiapkan dan memeriksa dokumen-dokumen perjalanan yang diperlukan pimpinan yang akan pergi ke luar negeri. Ada macam-macam dokumen yang perlu dibawa jika mengunjungi Negara asing, yaitu:

Paspor (Passport)

Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya, berlaku sebagai tanda pengenal atau tanda sah diri pemegangnya. Setiap orang yang berkunjung ke suatu Negara diwajibkan menunjukkan paspornya agar dapat diketahui siapa dirinya, warga negaranya, usianya dan sebagainya.

Paspor berisi data:

1. Nomor paspor
2. Nama Pemegang Paspor
3. Jenis kelamin
4.  Kewarganegaraannya
5. Tempat dan tanggal lahir
6. Tanggal dikelurkannya paspor
7. Tanggal habis berlakunya paspor
8. Kantor yang mengeluarkan paspor
9.  Foto pemegang Paspor

Macam-macam Paspor

1. Paspor Biasa (Normal Passport) Paspor berwarna hijau,lazim disebut paspor hijau, adalah paspor untuk masyarakat umum,paspor biasa ini dapat diperoleh di kantor imigrasi setempat. Masa berlakunya  5 Th
2. Paspor Biasa (Normal Passport) Paspor berwarna hijau,lazim disebut paspor hijau, adalah paspor untuk masyarakat umum,paspor biasa ini dapat diperoleh di kantor imigrasi
3. Paspor Dinas: Paspor dengan sampul berwarna biru, sehingga sering disebut paspor biru, yaitu paspor dinas untuk pejabat pemerintahan dalam rangka perjalanan dinas ke luar negeri, paspor ini dapat diperoleh di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat
4. Paspor Diplomatik Paspor dengan sampul berwarna hitam, sehingga sering disebut  paspor hitam, yaitu paspor diplomatic untuk pejabat diplomatic seperti Duta Besar atau pejabat pemerintah tertentu yang berhak memperolehnya.
5. Paspor Haji Paspor dengan sampul berwarna coklat, yaitu paspor yang diperuntukan bagi orang yang akan menunaikan ibadah haji
6. Paspor Khusus (Special Passport) Lazim disebut United Nations Laissez Passer (UNLP), adalah paspor khusus untuk pegawai/pejabat United Nations. Ada dua macam UNLP: Berwarna biru muda untuk staf United Nations. Berwarna merah untuk pejabat tinggi United Nations. Keduanya adalah paspor diplomat, yang berwarna merah.

Jenis-Jenis Paspor Di Indonesia

1. Paspor biasa Paspor biasa dikeluarkan oleh Pemerintah Indonesia bagi warga negaranya yang hendak melakukan perjalanan ke luar negeri dengan tujuan pribadi
2. Paspor dinas Paspor dinas dikeluarkan oleh pemerintah bagi warga negaranya yang bermaksud melakukan perjalanan ke luar negeri dengan tujuan melaksanakan tugas-tugas dari pemerintah, tetapi tidak sebagai diplomat
3. Paspor Diplomatik Paspor Diplomatik dikeluarkan oleh pemerintah bagi warga negaranya yang bermaksud melakukan perjalanan dengan tujuan melaksanakan tugas-tugas sebagai diplomat. Paspor ini dikeluarkan oleh Direktorat 
4. Paspor Haji Paspor haji dikeluarkan oleh pemerintah bagi warga negaranya yang bermaksud melakukan perjalanan untuk menunaikan ibadah haji. Paspor ini dikeluarkan hanya pada saat musim haji
5. Paspor Republik Indonesia Untuk Orang Asing Paspor Republik Indonesia Untuk Orang Asing dikeluarkan oleh pemerintah bagi orang asing yang tidak memiliki status kewarganegaraan (stateless ), tetapi telah berdomisili di Indonesia
6. Surat Perjalanan Laksana Paspor Surat Perjalanan Laksana Paspor, sering juga dikenal dengan istilah melakukan perjalanan ke luar negeri. Surat perjalanan
7. Paspor Pelaut Paspor pelaut dikeluarkan oleh pemerintah bagi warga negaranya yang bertugas sebagai Anak Buah Kapal/pelaut yang dalam tugasnya

Visa

Visa atau vissum adalah dokumen perjalanan yang penting sesudah paspor, karena seseorang yang akan mengadakan perjalanan ke luar negeri

•       visa ialah suatu catatan dalam paspor atau travel document lainnya yang diberikan konsul atau pejabat pemerintah bahwa si pemegang paspor yang bersangkutan telah diberikan jaminan oleh pejabat yang berwenang untuk memasuki atau masuk kembali ke negara yang bersangkutan.           

Macam macam visa

1. Transit Visa Visa transit ialah visa biasa yang diberikan pada para penumpang yang mengadakan perjalanan atau persinggahan (transit) pada suatu
2. Tourist Visa Biasanya disebut juga visa pariwisata, yaitu visa yang diberikan kepada mereka yang mengadakan perjalanan untuk tujuan wisata
3. Temporary Visa Visa yang diberikan pada seseorang yang mengadakan kunjungan sementara dalam waktu yang tidak lama pada suatu
4. Official Visa Visa yang diberikan pada pejabat resmi dari suatu negara yang diberikan secara Cuma Cuma sebagai tanda persahabatan antara
5. Diplomatic Visa Visa yang diberikan kepada duta, konsul atau perwakilan dari suatu negara yang patut diberikan penghargaan dan penghormatan atas dasar hukum dan kebiasaan diplomatic internasional.
6. Immigrant Visa Visa yang diberikan kepada orang yang mengadakan perjalanan ke negara yang bersangkutan dengan maksud dan tujuan untuk berdiam lama atau menetap tinggal di negara yang bersangkutan.

Exit permit artinya ijin keluar, yaitu ijin meninggalkan negara tempat ia tinggal untuk bepergian ke negara lain buat sementara waktu.

Guna mendapatkan exit permit seseorang harus terlebih dahulu mempunyai fiscal sertificate

9.       Surat Keterangan Fiskal

Suatu keharusan yang ditentukan oleh pemerintah bagi warga negaranya yang akan bepergian ke luar negeri ialah bahwa untuk keberangkatannya ke luar negeri ia dikenakan pajak, kecuali kalau orang itu dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri.