Perencanaan Perjalanan Bisnis

Sekretaris harus mengetahui kebijakan dan proses yang berlaku di perusahaan tersebut. Dalam hal ini harus diketahui keterangan keterangan yang dibutuhkan itu antara lain ialah :

• Tujuan perjalanan, pejabat atau instansi apa yang akan dituju,tempat  persinggahan atau pemberhentian, baik pada waktu berangkat maupun kembali
• Tanggal keberangkatan dan kembali
•  Tanggal, waktu, tempat dan dengan siapa saja pimpinan membuat janji pertemuan
• Waktu yang dipilih untuk keberangkatan
• Jenis transportasi, menggunakan angkutan darat, laut atau udara
•  Jenis pelayanan, apakah menggunakan kelas utama, ekonomi atau bisnis
•  Hotel yang dikehendaki di setiap kota yang akan disinggahi oleh pimpinan
• Angkutan yang diperlukan di setiap kota yang dikunjungi oleh pimpinan

Jenis jenis dokumen yang dibutuhkan

1. Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis
2. Jumlah uang yang dipakai dalam perjalanan
3. Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.
4. Customs regulations (Peraturan kepabeanan)
5.  Baggage (bagasi).
6. Cara penggantian ongkos perjalanan

Tata Cara pelaksanaan Perjalanan Bisnis

Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu :

1. In House Travelling Departement (Divisi Perjalanan),yaitu bagian atau departemen dalam suatu perusahaan yang khusus mengurus perjalanan, dan bertanggung jawab mulai persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel serta mengurus pembiayaan selama perjalanan bisnis.
2. Biro Perjalanan ( Travel Agent )Kebanyakan perusahaan pada saat ini lebih menyukai memakai Jasa biro perjalanan, karena lebih praktis. Untuk itu sekretaris perlu memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya
3. Sekretaris/ Pegawai Administrasi mengurus sendiri perjalanan pimpinanAda kemungkinan sekretaris diminta oleh pompinan untuk mengurus sendiri

Persiapan Perjalanan Bisnis pimpinan meliputi

a.    Persiapan rencana perjalanan bisnis

b.    Persiapan transportasi dan akomodasi

c.     Persiapan dokumen perjalanan bisnis

d.    Persiapan daftar perjalanan bisnis

e.    Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis

Persiapan rencana perjalanan bisnis

1. Maksud dan tujuan dilakukan perjalanan Bisnis
2. Berapa lama dan kapan berangkat
3. Transpotasi apa yang akan digunakan
4. Pejabat atau Instansi yang akan dituju
5. Perbekalan apa yang perlu dibawah dan dipersiapkan

JADWAL PERJANAN DINAS

Pimpinan  Anda akan mengadakan perjalanan dinas ke Timika Papuah,dari tanggal19 sampai dengan 24  Agustus 2014. Berangkat dari Jakarta tanggal 19 Agustus 2014

Akomodasi (Hotel Reservation)

1. Nama tamu yang akan menginap
2. Jenis kamar yang diinginkan( standard, Deluxe, Superior- single,double ) biasakan dengan jenis-jenis kamar yang sesuai dengan kapasitasnya
3. Tanggal dan waktu kedatangan (cheek In) dan keberangkatan (cheek out) pimpinan. Beri tahu juga waktu penerbangan pimpinan dan minta agar pihak hoteltetap menyediakan kamar bila pimpinan terlambat datang.
4. Bagaimana cara pembayaran. Sekarang ini hotel-hotel cenderung meminta nomor kartu kredit dan masa berlakunya sebagai jaminan bila pembayaran dilakukan oleh yang bersangkutan.
5. Beberapa hal yang berkaitan dengan pemesanan hotel antara lain:
6. Teminologi Hotel

–      Resident Hotel

–      Transit hotel atau commercial hotel

–      Resort Hotel

–      European Plan (EP)

7.Klasifikasi kamar Hotel
8. Kamar hotel diklasifikasikan sesuai dengan fasilitas yang tersedia di dalam kamar itu. Urutan dari yang paling murah sampai yang paling mahal adalah:

a.       Economy class

b.      Standard room

c.       De Luxe room

d.      Super De Luxe  Suite

e.      Presidential Suit (lengkap dengan conference room, bar, kitchen dan segala perlengkapannya).

Sedangkan untuk jeniskamar hotel ada bermacam-macam juga yaitu:

1. Single room, satu kamar dilengkapi dengan satu tempat tidur
2. Double room, satu kamar yang dilengkapi dengan satu tempat tidur ukuran untuk dua orang
3. Twin room, satu kamar yang dilengkapi dengan dua buah singlebeds.
4. Family room, dua atau tiga kamar yang saling berhubungn, baik dengan kamar mandi sendiri-sendiri atau hanya satu kamar mandi untuk ketiga kamar tersebut.
5. Triple room, kamar yang dilengkapi dengan satu double beds dan satu single beds atau dapat pula dengan tiga single beds.
6. Solo Used, satu kamar double roomatau twin room yang digunakan untuk satu orang
7. Customs Regulations.

Sekretaris perlu mencari informasi tentang peraturan kepabeanan dari Negara yang akan dikunjungi oleh pimpinan. Ada Negara yang melarang pengunjung membawa barang-barang tertentu seperti makanan, rokok dll.

·         Baggage (Bagasi)

·         Para penumpang pesawat terbang diperkenankan ntuk membawa barang bawaannya ke kabin pesawat asalkan tidak melebihi ukuran dan berat yang ditentukan oleh airlines yang bersangkutan. Contoh: Koper kecil, tas kecil, tas tangan, Notebook, dll

o   Economy class : 20 Kg

o   Business class  : 30 Kg

o   First class         : 40 Kg

DOKUMEN PERJALANAN (TRAVEL DOCUMENTS)

Sekretaris atau pegawai administrasi perlu mempersiapkan dan memeriksa dokumen-dokumen perjalanan yang diperlukan pimpinan yang akan pergi ke luar negeri. Ada macam-macam dokumen yang perlu dibawa jika mengunjungi Negara asing, yaitu:

Paspor (Passport)

Adalah sebuah buku kecil berisi identitas orang yang memegangnya, berlaku sebagai tanda pengenal atau tanda sah diri pemegangnya. Setiap orang yang berkunjung ke suatu Negara diwajibkan menunjukkan paspornya agar dapat diketahui siapa dirinya, warga negaranya, usianya dan sebagainya.

Paspor berisi data:

1. Nomor paspor
2. Nama Pemegang Paspor
3. Jenis kelamin
4.  Kewarganegaraannya
5. Tempat dan tanggal lahir
6. Tanggal dikelurkannya paspor
7. Tanggal habis berlakunya paspor
8. Kantor yang mengeluarkan paspor
9.  Foto pemegang Paspor

Macam-macam Paspor

1. Paspor Biasa (Normal Passport) Paspor berwarna hijau,lazim disebut paspor hijau, adalah paspor untuk masyarakat umum,paspor biasa ini dapat diperoleh di kantor imigrasi setempat. Masa berlakunya  5 Th
2. Paspor Biasa (Normal Passport) Paspor berwarna hijau,lazim disebut paspor hijau, adalah paspor untuk masyarakat umum,paspor biasa ini dapat diperoleh di kantor imigrasi
3. Paspor Dinas: Paspor dengan sampul berwarna biru, sehingga sering disebut paspor biru, yaitu paspor dinas untuk pejabat pemerintahan dalam rangka perjalanan dinas ke luar negeri, paspor ini dapat diperoleh di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat
4. Paspor Diplomatik Paspor dengan sampul berwarna hitam, sehingga sering disebut  paspor hitam, yaitu paspor diplomatic untuk pejabat diplomatic seperti Duta Besar atau pejabat pemerintah tertentu yang berhak memperolehnya.
5. Paspor Haji Paspor dengan sampul berwarna coklat, yaitu paspor yang diperuntukan bagi orang yang akan menunaikan ibadah haji
6. Paspor Khusus (Special Passport) Lazim disebut United Nations Laissez Passer (UNLP), adalah paspor khusus untuk pegawai/pejabat United Nations. Ada dua macam UNLP: Berwarna biru muda untuk staf United Nations. Berwarna merah untuk pejabat tinggi United Nations. Keduanya adalah paspor diplomat, yang berwarna merah.

Jenis-Jenis Paspor Di Indonesia

1. Paspor biasa Paspor biasa dikeluarkan oleh Pemerintah Indonesia bagi warga negaranya yang hendak melakukan perjalanan ke luar negeri dengan tujuan pribadi
2. Paspor dinas Paspor dinas dikeluarkan oleh pemerintah bagi warga negaranya yang bermaksud melakukan perjalanan ke luar negeri dengan tujuan melaksanakan tugas-tugas dari pemerintah, tetapi tidak sebagai diplomat
3. Paspor Diplomatik Paspor Diplomatik dikeluarkan oleh pemerintah bagi warga negaranya yang bermaksud melakukan perjalanan dengan tujuan melaksanakan tugas-tugas sebagai diplomat. Paspor ini dikeluarkan oleh Direktorat 
4. Paspor Haji Paspor haji dikeluarkan oleh pemerintah bagi warga negaranya yang bermaksud melakukan perjalanan untuk menunaikan ibadah haji. Paspor ini dikeluarkan hanya pada saat musim haji
5. Paspor Republik Indonesia Untuk Orang Asing Paspor Republik Indonesia Untuk Orang Asing dikeluarkan oleh pemerintah bagi orang asing yang tidak memiliki status kewarganegaraan (stateless ), tetapi telah berdomisili di Indonesia
6. Surat Perjalanan Laksana Paspor Surat Perjalanan Laksana Paspor, sering juga dikenal dengan istilah melakukan perjalanan ke luar negeri. Surat perjalanan
7. Paspor Pelaut Paspor pelaut dikeluarkan oleh pemerintah bagi warga negaranya yang bertugas sebagai Anak Buah Kapal/pelaut yang dalam tugasnya

Visa

Visa atau vissum adalah dokumen perjalanan yang penting sesudah paspor, karena seseorang yang akan mengadakan perjalanan ke luar negeri

•       visa ialah suatu catatan dalam paspor atau travel document lainnya yang diberikan konsul atau pejabat pemerintah bahwa si pemegang paspor yang bersangkutan telah diberikan jaminan oleh pejabat yang berwenang untuk memasuki atau masuk kembali ke negara yang bersangkutan.           

Macam macam visa

1. Transit Visa Visa transit ialah visa biasa yang diberikan pada para penumpang yang mengadakan perjalanan atau persinggahan (transit) pada suatu
2. Tourist Visa Biasanya disebut juga visa pariwisata, yaitu visa yang diberikan kepada mereka yang mengadakan perjalanan untuk tujuan wisata
3. Temporary Visa Visa yang diberikan pada seseorang yang mengadakan kunjungan sementara dalam waktu yang tidak lama pada suatu
4. Official Visa Visa yang diberikan pada pejabat resmi dari suatu negara yang diberikan secara Cuma Cuma sebagai tanda persahabatan antara
5. Diplomatic Visa Visa yang diberikan kepada duta, konsul atau perwakilan dari suatu negara yang patut diberikan penghargaan dan penghormatan atas dasar hukum dan kebiasaan diplomatic internasional.
6. Immigrant Visa Visa yang diberikan kepada orang yang mengadakan perjalanan ke negara yang bersangkutan dengan maksud dan tujuan untuk berdiam lama atau menetap tinggal di negara yang bersangkutan.

Exit permit artinya ijin keluar, yaitu ijin meninggalkan negara tempat ia tinggal untuk bepergian ke negara lain buat sementara waktu.

Guna mendapatkan exit permit seseorang harus terlebih dahulu mempunyai fiscal sertificate

9.       Surat Keterangan Fiskal

Suatu keharusan yang ditentukan oleh pemerintah bagi warga negaranya yang akan bepergian ke luar negeri ialah bahwa untuk keberangkatannya ke luar negeri ia dikenakan pajak, kecuali kalau orang itu dibiayai oleh pemerintah atau pegawai negeri.

Read More

Lembar Disposisi

Lembar Disposisi 

PT

Sifat                    :	Penting	Segera	Sangat Segera
Nomor Agenda  : Tanggal Agenda :
Nomor Surat      : Tanggal Surat     : Asal                    : Hal                      :
Isi :		Diteruskan Kepada :
Catatan :

Read More

Penyelenggaraan rapat dan soal

Pengertian rapat

Berdasarkan buku kamus besar bahasa indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, bidang, majelis.

                Dalam buku etika komunikasi karangan samsir rambe, rapat ialah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk mmberikan penjelasan.

                Dalam buku surat menyurat dan komunikasi karangan cut rozanna, rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama. 

Dalam buku etika komunikasi kantor, susunan jg. Wursanto, diuraikan bahwa rapat adalah:

1)      Suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi

2)      Alat untuk mendapatkan mufakat

3)      Media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat

4)      Komunikasi kelompok secara resmi

5)      Pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama

6)      Pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

7)      Berdasarkan beberapa pengertian tentang rapat di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dimaksud dengan rapat adalah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundigkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

. Tujuan rapat

Rapat ada yang bersifat rutin dan ada yang bersifat kontemporer (sewaktu-waktu). Meskipun direncanakan atau tanpa direncanakan (mendadak), tetapi peserta rapat harus diberitahu mengenai tujuan diadakannya rapat.

                Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:

1)      Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah

2)      Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan

3)      Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern

4)      Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah-masalah yang sedang terjadi

5)      Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan

6)      Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)

7)      Dan lain-lain

Menguji dan menentukan tujuan rapat dapat dilakukan dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan sebagai berikut:

1)      Apakah tujuan tersebut realistik?

2)      Apakah waktunya tepat?

3)      Apakah orang-orang yang terlibat atau panitia rapat sudah tepat?

4)      Apakah tujuan sesuai dengan AD (Anggaran Dasar) dan ART (Anggaran Rumah Tangga) organisasi atau perusahaan?

TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT

Teknik  - teknik penyelenggaraan terjadi atas kegiatan berikut

1. Persiapan rapat

Rapat akan berhasil bila dilakukan persiapan terlebih dahulu. Hal pokok yang harus diketahui panitia penyelenggara rapat sebaiknya mempunyai jawaban atas pertanyaan – pertanyaan berikut

1. Why (Mengapa?)
2. What (Apa?)
3. Who (Siapa?)
4. Where (Dimana?)
5. When (Kapan?)
6. How (Bagaimana?)

Selain menjawab pertanyaan tersebut ,hal yang perlu dipersiapkan dalam

penyelenggawaan rapat yaitu :

1. Persiapan administrasi
2. Persiapan ruangan
3. Persiapan akomodasi konsumsi
4. Kesehatan dan keamanan
5. Penyusunan proposal

v  Cara menyusun proposal, yaitu :

1)      Kata pengantar; isinya mengemukakan intisari proposal

2)      Pendahuluan

3)      Maksud dan tujuan kegiatan secara jelas

4)      Jennis kegiatan

5)      Rencana kerja; jadwal kegiatan, target yang ingin dicapai

6)      Lokasi atau tempat kegiatan

7)      Waktu kegiatan

8)      Orang – orang yang terlibat dalam kegiatan

9)      Dana

10)   Harapan

11)   Lampiran

2. Penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat

                Pada umumnya penyelenggaraan rapat yaitu :

1)                      Pembukaan rapat

2)      Pembagian tugas

3)      Rapat kelompok

4)      Rapat pleno

                Rapat pleno merupakan rapat para peserta rapat secara keseluruhan

1)      Perumusan

2)      Reproduksi

3)      Selingan atau istirahat

3. Pelaporan

                Dalam Buku Administrasi Perkantoran Modern karya The Liang Gie, yang dimaksud laporan secara umum ialah dokumen sebagai hasil serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu.

                Secara garis besar, laporan terbagi atas dua macam, yaitu laporan hasil penelitian ilmiah dan laporan bukan hasil penelitian ilmiah.

Laporan hasil rapat merupakan suatu sarana dalam proses komunikasi . Unsur

– unsur laporan hasil rapat yaitu :

1)      Pelapor

2)      Penerima laporan

3)      Bahan yang dilaporkan

4)      Sarana komunikasi (bahasa)

5)      Alat pengganda

6)      Cara pendistribusian

4. Sarana Komunikasi (bahasa)

                Sarana komunikasi yang dimaksud ialah bahasa yang digunakan pelapor. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang sederhana dan mudah dipahami. Bahasa yang baik dan benar berarti memperhatikan hal – hal berikut :

1)                      Paragraf yang runtut

2)      Kalimat yang efektif

                Kalimat yang berisi gagasan secara jelas, singkat, dan tepat sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku.

TEKNIK MENYUSUN AGENDA RAPAT DAN ACARA RAPAT

Dalam hal rapat, agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok – pokok

permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat, sedangkan acara rapat

adalah perincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik – topik dalam agenda

rapat. Hal – hala yang harus diperhatikan dalam menyusun rapat yaitu :

1. Mengetahui dan menguasai pokok – pokok masalah yang akan dibicarakan dalam rapat
2. Mengetahui tema dan tujuan rapat
3. Mengetahui keadaan calon peserta rapat
4. Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, pelaksanaan rapat
5. Mengetahui peralatan yang akan digunakan
6. Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat
7. Mengetahui keadaan ruang rapat
8. Mengetahui makanan berat atau ringan dan minuman yang dihidangkan serta waktu istirahat
9. Mengetahui tata tertib rapat

Teknik menyusun undangan rapat

Surat Undangan Rapat merupakan surat yang berisi pemberitahuan agar orang yang dituju atau pihak yang diundang dapat hadir dalam acara rapat.

Contoh undangan yang bersifat resmi ialah surat undangan rapat

Ada beberapa syarat penulisan bahasa surat yang baik :

1. Nada bahasa surat harus tepat
2. Penggunaan bahasa/kalimat-kalimat yang sederhana
3. Rumusan isi surat
4. Kejelasan makna
5. Pengaturan alenia

Bagian –bagian surat dinas terdiri atas empat bagian utama :

1. Kepala surat
2. Pembukaan
3. Isi surat
4. Penutup

Pada umumnya, isi surat undangan rapat terdiri atas :

1. Kepala surat mencangkup kop surat, tanggal, bulan, tahun surat dibuat, nomor, lampiran, perihal, alamat yang dituju, dan salam pembuka.
2. Isi surat mencangkup :

1. Kalimat pembuka
2. Kalimat isi
3. Kalimat penutup

1. Bagian kaki surat mencakup salam penutup, pejabat penandatanganan, tanda tangan, nama terang dan cap, tembusan (jika perlu).

Teknik Menyusun Acara Rapat

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia, yang dimaksud dengan :

1. Teknik adalah :

1. Pengetahuan dan kepandaian membuat sesuatu yang berkenaan dengan hasil industri (bangunan, mesin, dan sebagainya).
2. Cara (kepandaian dan sebagainya) membuat sesuatu atau melakukan sesuatu yang berhubungan dengan seni.
3. Cara sistematis mengerjakan sesuatu.

2. Acara adalah :

1. Hal atau pokok yang akan dibicarakan (dalam rapat, perundingan, dan sebagainya);agenda.
2. Hal atau pokok isi karangan.
3. Perkara oemeriksaan dalam pengadilan.

3. Rapat :

1. Pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang: majelis.
2. Sidang untuk membahas masalah yang dihadapi.
3. Pertemuan staf untuk membahas hal – hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
4. Acara rapat adalah perincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.
5. Teknik menyusun agenda dan acara rapat adalah cara sistematis menyusun pokok masalah yang akan dibicarakan dalam pertemuan atau rapat.

Soal :

1.      Rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, mejelis adalah pengertian rapat menurut ...

a.       Buku kamus besar bahasa indonesia

b.      Buku etika komunikasi karangan samsir rambe

c.       Buku surat menyurat dan komunikasi karangan cut rozanna

d.      Buku etika komunikasi kantor susunan jg. Wursanto

e.       Beberapa perusahaan

2.      Sebutkan situasi dalam rapat ...

a.       Tenang dan damai

b.      Formal dan nonformal

c.       Legislatif dan yudikatif

d.      Informal

e.       Eksternal dan internal

3.      Berikut tujuan diadakannya rapat, kecuali ...

a.       Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah

b.      Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan

c.       Untuk kumpul bersama teman kerja

d.      Sebagai alat koordinasi antarintern dan antarekstern

e.       Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan

4.      Sebutkan salah satu cara untuk menguji dan menentukan tujuan rapat ...

a.       Menentukan layout

b.      Mempersiapkan rapat

c.       Membuat undangan

d.      Apakah tujuan tersebut realistik?

e.       Membuat agenda rapat

5.       Perincian / penjabaran lebih lanjut dan topik dalam agenda rapat, merupakan pengertian dari ...

a.       acara rapat

b.      agenda rapat

c.       pertemuan rapat

d.      tujuan rapat

e.       unsur-unsur rapat

Read More

TEKNIK MEMIMPIN RAPAT

TEKNIK MEMIMPIN RAPAT

1.       Sikap dan sifat pemimpin rapat

Sikap dan sifat yang harus dimiliki oleh pemimpin rapat yaitu :

1. Seorang pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan yang luas
2. Seorang pemimpin rapat harus mengendalikan rapat

Pengendalian rapat terdapat 3 macam cara sebagai berikut :

§  Pengendalian secara bebas terbatas

Dalam teknik ini pemimpin membiarkan

peserta berbicara langsung oleh pemimpin rapat .

§  Pengendalian secara ketat (closed controlled)

Pengendalian rapat dengan cara ini, peserta

rapat saat berbicara dibatasi.

§  Pengendalian rapat gabungan bebas terbatas dan ketat

Cara tersebut adalah gabungan dari kedua cara tersebut. Keuntungan dengan cara ini peserta rapat dapat berbicara dengan tertib pemimpin rapat dapat mengendalikan secara ketat.

            c.       Memiliki moral yang tinggi
            Seorang pemimpin yang akan menjadi panutan adalah seorang panutan yang secara moral

                  dapat dipertanggung jawabkan.

            d.      Pemimpin rapat harus mampu mengatur jalannnya rapat

            e.      Pemimpin rapat dapat mengelola secara terarah dalam mencapai tujuan rapat

            f.        Mampu menjadi Mediator
            Seorang pemimpin yang bijak mampu bertindak adil dan berpikir obyektif. Dua hal tersebut

                  akan menunjang tugas pimpinan untuk menjadi seorang mediator

            g.       Pemimpin rapat memimpin rapat menurut prosedur perusahaan dan tata cara pertemuan

2.       Fungsi pemimpin rapat

Fungsi pemimpin rapat, antara lain sebagai berikut:

ü  Sebagai pengarah, seorang pemimpin harus lebih siap dan lebih menguasai permasalahan daripada peserta rapat yang lain agar dapat mengarahkan rapat dengan baik.

ü  Sebagai fasilitator, dapat memberikan fasilitas atau kemudahan bagi peserta rapat untuk mencari solusi jika rapat mengalami kemacetan atau kebuntuan.

ü  Sebagai penengah/katalisator, harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau perbedaan pendapat diantara para peserta rapat.

ü  Sebagai motivator, harus mampu memberikan semangat ketika rapat berjalan lamban dan membosankan.

ü  Sebagai penentu keputusan, harus memperhatikan dengan sungguh-sungguh isi pembicaraan agar dapat mengumpulkan data dan membuat keputusan yang tepat.

3.       Hal yang perlu di perhatikan pemimpin rapat

                Pemimpin rapat harus memperhatikan hal-hal berikut:

Ø  Mendengarkan dengan seksama dan penuh perhatian terhadap pertanyaan yang diajukan pendengar.

Ø  Menunggu pendengar menyelesaikan pertanyaannya (tidak memotong pertanyaan pendengar).

Ø  Menjawab pertanyaan dengan singkat, jelas namun mencapai sasaran.

Ø  Menjawab pertanyaan dengan jujur dan objektif, bila pembicara tidak mengetahui jawabannya secara pasti lebih baik berterus terang.

Ø  Menjawab pertanyaan disertai bukti dan contoh agar jawaban pembicara dapat dipertangung jawabkan kebenarannya.

Ø  Tidak emosional bila terdapat pertanyaan yang bersifat menguji kepandaian pembicara.

Ø  Menjawab pertanyaan hendaknya pandangan mata ditujukan kepada pendengar.

Read More

ALAT ATAU MESIN PENGGANDA DAN CARA PENGGANDAAN

ALAT ATAU MESIN PENGGANDA DAN CARA PENGGANDAAN

Di dalam kantor terjadi berbagai kegiatan kantor, antara lain kegiatan proses pekerjaan mulai dari adanya hubungan komunikasi dengan orang kantor atau dengan orang dari luar kantor, penanganann pekerjaan sampai dengan pengelolaan hasil pekerjaan. Selain itu, terjadi pula proses pengelolaan informasi sejak penerimaan, pengumpulan, pengelolahan, penyimpanan sampai pada distribusi atau pengiriman informasi kepada berbagai pihak yang terkait atau yang membutuhkannya.

Pengerjaan pembuatan naskah misalnya hampir setiap naskah selalu dibuat dengan rangkap bahkan dalam hal-hal tertentu kadang-kadang dibutuhkan beribu lembar. Lembaran-lembaran rangkap biasanya dibutuhkan untuk hasil rapat, laporan isian, buletin-buletin, daftar harga, bagan, gambar, dan dokumen-dokumen keuangan.

Beberapa mesin reproduksi yang sering digunakan di kantor-kantor antara lain:

1. Mesin tik;
2. Stencil machine atau mesin stensil;
3. Proscess liquid (direct process);
4. Process gelatin (indirect process);
5. Multigraph/risograph;
6. Fotocopi;
7. Contact;
8. White print;
9. Dry electrical process;
10. Offset;
11. Noncarbon.

1.       Mesin tik adalah mesin yang berguna untuk memperlancar pekerjaan kantor, 3 macam mesin tik yaitu :

1. Mesin tik manual = tanpa bantuan aliran listrik
2. Mesin tik listrik = digerakkan dengan menggunakan tenaga listrik
3. Mesin tik elektronik = digerakkan oleh tenaga listrik arus kuat

2.       Mesin stensil (stensil machine)

Mesin yang mampu menggandakan dalam jumlah banyak

Barang-barang yang diperlukan untuk mengoperasikan mesin stensil, yaitu:

1. Lembaran stensil (kertas stensil)
2. Tinta stensil
3. Kertas stensil
4. Mesin tik atau pena stensil
5. Screen
6. Sablon
7. Kertas karbon

Lembaran stensil dapat pula digandakan dengan menggunakan skener stensil atau stencil scanner dan pemotong stensil atau stencil cutter.

Cara pengoperasiannya :

a.    Naskah yang akan digandakan telah ditik dengan rapi.

b.   Stensil khusus dipasang pada silinder sebuah skener stensil, yang akan digandakan disebelah kiri dan stensilnya disebelah kanan. Alat peraba disebelah kiri dan stensilnya disebelah kanan. Alat peraba disebelah kiri akan meraba bahan gandaan dari kiri ke kanan dan pada saat bersamaan sebuah pena stensil (stylus) memindahkan bahan gandaan pada lembaran induk stensil berupa lubang-lubang yang sama dengan huruf-huruf dan tanda-tanda pada naskah asli. Dengan demikian, bahan gandaan dapat cepat disiapkan pada lembaran induk stensil. Sebelum itu sebaiknya diperiksa terlebih dahulu.

3.       Process liquid atau direct process

Melalui mesin ini naskah yang hendak digandakan diletakkan di atas suatu lembaran induk atau master sheet yang dibelakangnya terdapat kembaran karbon khusus.

Cara pengoperasiannya :

A.      Persiapan

a.    Siapkan bahan gandaan pada lembar induk

b.   Siapkan lembaran induk penggaanda cairan, karbon, dan kertas tik

c.    Masukkan lembaran induk dan kertas tik antara papan kertas mesin tik dan penggulung tersebut terjepit

d.   Karbon menempel pada lelmlbaran induk (sisipkan karbon secara terbalik atau tidak seperti biasanya).

e.   Bahan gandaan diketik pada lembaran induk dengan entakan lebih berat daripada waktu mengetik biasa. Rekaman karbon akan diperoleh tebalik atau negatif, dibalik lembaran induk

f.     Diatas alas yang keras seperti kaca atau mika, gambar atau tulisan tangan susunan: kertas tik, kerbon (menghadap kertas atas), dan lembaran induk kemudian jepit dengan penjepit kertas.

g.    Pada saat menulis atau menggambar gunakan ballpoint dengan cara agak ditekan, penempatan karbon secara terbalik sehingga diperoleh rekaman (terbalik) yang jelas

B.      Pelaksanaan

a.    Pasang lembaran induk pada silinder pengganda

b.   Tempat cairan diisi dengan cairan pelarut, spirtus biasa pun dapat digunakan

c.    Pasang tempatcairan secara terbalik,hingga dapat mengalir keluar dan membasahi lembatan induk

d.   Dengan perantaraan engkol, putar beberapa kali silinder agar lembaran induk basah secara merata

e.   Letakkan setumpuk kertas HVS ditempatnya, namun sebelumnya kertas dikebas-kebaskan agar lembarannya tidak menyatu

f.     Setelah semuanya siap, cetak terlebih dahulu beberapa lembar sebagai percobaan,untuk mengecek semuanya.

g.    Periksa dan atur kembali segala sesuatunya agar memperoleh hasil cetakan yang baik.

h.   Setelah siap putarkah penghitung sesuai dengan jumlah kopi yang diinginkan dan proses penggandaan dimulai

i.      Bila penggandaan telah selesai, cabutlah cadangan cairan dan balikkan. Tutuplah mesin agar terlindung dari debu.

4        Proses gelatin (indirect proses)

proses ini menggunakan suatu alat yang disebut gelatin

Cara penggandaannya :

a.       Naskah yang akan digandakan diletakkan diatas suatu master sheet yang terbuat dari suatu kertas khusus.

b.      Master sheet ditindihkan pada gelatin yang berfungsi untuk memindahkan tulisan

c.       Tulisan pada lembaran kertas akan pindah dengan  cara menekankan lembaran-lembaran kertas pada gelatin

d.      Proses ini dapat membuat lembaran cetak beberapa ratus lembar.

5.       Multigraph

Merupakan mesin yang menggunakan proses cetakan (imprinring process).

Cara mengoperasikan :

a.       Huruf cetakan yang tertera pada lempeng dari karet, kayu atau seng tempat tulisan dari naskah yang akan digandakan disusun dalam huruf-huruf seperti cetakan.

b.      Pada kertas yang melalui lempeng yang telah dibasahi dengan tinta, akan terjadi salinan yang dikehendaki.

c.       Pada saat mengetik hasil ketikan dapat langsung pindah kepada suatu blanket. Sekitar 70 baris ketikan dapat dimuat oleh suatu blanket dan kertas sehingga bila kertas ditindih pada ketikan akan terjadi pencetakan.

d.      Hasil penggandaan yang diperoleh dengan cara ini akan persis sama dengan aslinya.

6.    Fotocopi

Cetakan dengan fotocopi dapat dibuat dalam ukuran yang sama, lebih besar atau lebih kecil dari aslinya.

Cara pengoperasiannya :

1. Letakkan naskah yang akan digandakan diatas mesin fotocopi berupa kaca.
2. Tekan jumlah penggandaan yang diinginkan (angka-angka terletak di sebelah kaca)
3. Tutup naskah yang akan difotocopi dengan menggunakan mesin penutup fotocopi (penutup fotocopi bersatu dengan meja fotocopi).
4. Tekan tanda operasi atau star.
5. Hasil gandaan akan keluar secara otomatis.

7         Contact atau thermography

Proses menggunakan contact dilakukan dengan cara menempatkan suatu kertas yang telah dibuat peka atau sentized paper pada bahan yang ingin diperbanyak, kemudian dimasukkan kedalam mesin yang menyinari atau mengeksposnya dan membuat kopi.

Cara penggandaan

1. Apeco

Penggandaan dengan cara ini dapat menghasilkan suatu salinan yang cepat dan tepat serta persis seperti naskah, baik huruf maupun warnanya.

Keuntungan : penggandaan berlangsung cepat hanya beberapa detik, sederhana, bersih, tidak memerlukan bahan kimia, bekerja secara otomatis, san tidak memerlukan instalasi khusus.

2. Varifax

Akan diperoleh salinan yang persis sama. Cara menggunakan : naskah yang akan digandakan diletakkan pada selembar kertas yang peka cahaya kemudian disinari selama beberapa detik. Kertas yang sudah disinari diletakkan bersama dengan kertas pencuci ke dalam bak pencuci pemantap, lalu dikeluarkan dan dikeringkan.

c.     Thermofax

Salinan dapat dibuat langsung dalam waktu singkat.

Cara mengoperasikan mesin, yaitu pengatur waktu distel, bahan asli dan kertas peka ditindihkan bersama dan dimasukkan kedalam mesin. Mesin memproses penggaandaan dan hasil gandaan akan didapat dalam keadaan kering.

8         Whiteprint

  Cetakan yang positif dapat menghasilkan langsing dari bahan-bahan asli.

9         Dry Electrical Process

Contohnya xerodraphy/ mesin xerox merupakan gabungan antara proses listrik dan proses kimia yang memakai bubuk tanpa tinta atau kertas peka.

10     Offset

Cara kerja mesin offset

1. Naskah yang akan digandakan disiapkan pada sebuah pelat yang tersedia pada mesin offset, kemudian dfoto.
2. Naskah dipindahkan pada sebuah alat perantara
3. Dengan alat perantara yang terbuat dari karet tersebut, cetakan akan dibuat di atas kertas
4. Noncarbon

Melalui proses ini penggandaan berlangsung sangat mudah untuk meyalin tulisan-tulisan asli dan sama halnya dengan karbon.

Dalam proses ini digunakan NCR atau kertas dari National Cash Register Company, tanpa carbon.

Keuntungan menggunakan kertas noncarbon antara lain salinan yang diperoleh sangat jelas, bersih.

Kelemahan untuk penggandaan yang berjumlah sangat banyak (ribuan lembar), memerlukan waktu yang lama.

Read More