Administrasi dan Organisasi Bab 1 Introduksi Organisasi dan Manajemen

BAGIAN I

INTRODUKSI ORGANISASI DAN MANAJEMEN

 

BAB 1

Administrasi, Organisasi dan Manajemen

Pendahuluan

Di sinilah mulai timbul administrasi, yaitu proses kegiatan untuk mencapai tujuan yang dilakukan oleh seseorang. Orang yang melakukan administrasi dinamakan administrator. Dengan demikian, siapapun dapat melakukan administrasi. Hanya saja ada orang yang melakukan administrasi itu dengan tidak terarah, tetapi ada pula orang yang melakukan administrasi tersebut secara teratur, sehingga dapat mencapai tujuan dengan memuaskan. Administrasi modern menghendaki supaya kegiatan Setiap orang tentu mempunyai tujuan dan berusaha untuk mencapainya. Tujuan itu akan berbeda bagi setiap orang, antara lain karena pengaruh pengetahuan dan pengalaman yang berbeda. Namun demikian, setiap orang akan sama dalam satu hal, yaitu ingin mempertahankan dan memenuhi kebutuhan hidupnya. Mempertahankan dan memenuhi kebutuhan hidup ini dapat dianggap sebagai tujuan pokok manusia. Untuk mencapai tujuan itu, orang harus melakukan aktivitas-aktivitas (kegiatan) tertentu. -kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan itu teratur.

Oleh karena manusia secara kodrat terbatas kemampuannya, maka adakalanya dia tidak dapat melakukan kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuannya itu sendirian saja. Untuk itu dia harus menggunakan tenaga orang lain, dalam arti bekerja sama dengan orang lain, dalam mencapai tujuannya, atau berorganisasi. Dalam organisasi ini diperlukan pula manajemen, yaitu usaha untuk mengkoordinasikan semua tugas yang hendak dicapai. Dengan demikian, organisasi dan manajemen adalah merupakan sarana dari administrasi.

Bagaimana bentuk organisasi dan bagaimana pula manajemen yang akan dijalankan adalah sangat tergantung kepada tujuan yang hendak dicapai. Dalam buku ini akan dibahas model-model organisasi dan manajemen yang dapat dijadikan sebagai kerangka pemikiran dalam mendalami administrasi, organisasi, dan manajemen.

Hubungan Administrasi, Organisasi dan Manajemen

a. Pentingnya Administrasi

Kalau kita mengikuti warta berita melalui radio atau televisi, kita dihadapkan kepada peristiwa yang menyenangkan atau menyedihkan hati. Peristiwa yang menyenangkan umpamanya bagaimana orang Jepang dan Perancis telah menikmati teknologi modern seperti naik kereta api tercepat di dunia yang dapat mempersingkat jarak antar kota. Peristiwa yang menyedihkan umpamanya adalah perang di Afganistan, Irak dan lain sebagainya. Dalam peristiwa yang menyenangkan itu tergambar di pikiran kita suatu tingkat kemakmuran yang telah dicapai oleh suatu bangsa, sedangkan pada peristiwa yang menyedihkan tergambar suatu tingkat kesengsaraan yang diderita suatu bangsa.

Setelah melihat contoh-contoh peristiwa tersebut di atas, tentu timbul pertanyaan dalam hati kita. Mengapa suatu negara dapat meningkatkan kemakmuran bangsanya, sedangkan di pihak lain ada negara yang sengsara? Dalam menjawab pertanyaan ini mungkin banyak sebab dan alasan yang dapat dikemukakan antara lain faktor politik, ekonomi, sosial, budaya, dan lain-lain. Jepang sesudah Perang Dunia II umpamanya, hancur dan menderita, baik secara material maupun secara mental. Dengan tekad, kerja keras dan disiplin yang ketat, maka bangsa Jepang dalam waktu yang relatif singkat dapat membangun ekonomi negaranya, sehingga dengan demikian pembangunan politik, sosial, dan budayanya juga dapat ditingkatkan. Berhasilnya Jepang menjadi negara yang maju dan menyamai negara Barat didukung pula oleh faktor politik yang relatif stabil serta sifat masyarakatnya yang suka bekerja keras dan disiplin seperti yang dikemukakan di atas. Sebaliknya Palestina, Kamboja, Afganistan, Kuwait dan Irak telah menjadi neraka dunia karena pertentangan ideologi politik yang berkembang menjadi perang terbuka dan berkepanjangan. Masyarakat akan lebih banyak memikirkan bagaimana menyelamatkan nyawa dan harta bendanya, antara lain dengan pergi mengungsi. Akibatnya sektor-sektor produksi akan berhenti bekerja dan sekolah-sekolah ditutup, sehingga baik sektor ekonomi maupun sosial negara tersebut lumpuh.

Namun di balik semua itu, pernahkah terpikir oleh kita apa yang menjadi sumber penyebab utama mengapa suatu bangsa bertambah makmur atau bertambah sengsara? Jika kita telusuri secara mendalam sumber penyebabnya, maka kita akan datang kepada suatu pertanyaan lagi, yaitu siapa yang mengelola negara itu dan ke arah mana negara ini akan dihadapkan. Jawabannya, yang mengelola dan mengarahkan suatu organisasi negara ini adalah seorang administrator seperti presiden, gubernur, bupati, walikota, camat, lurah. Di universitas/institut, administrator disebut rektor, di fakultas disebut dekan. Di perusahaan dikenal sebutan presiden direktur, direktur, manajer, dan lain sebagainya. Jadi, administrator sangat besar peranannya karena dialah yang bertanggung jawab atas seluruh pengarahan jalannya organisasi, apakah dapat berhasil meningkatkan kemakmuran atau justru meningkatkan kesengsaraan. Dengan perkataan lain, tugas seorang administrator adalah melakukan administrasi, yaitu serangkaian kegiatan (aktivitas) penyelenggaraan untuk mencapai tujuan. Oleh sebab itu, administrasi penting sekali perannya baik dalam organisasi negara maupun dalam organisasi niaga. Untuk memahami organisasi dan manajemen maka terlebih dahulu harus dipahami apa yang dimaksud dengan administrasi.

b. Pengertian Administrasi

Kata administrasi berasal dari kata ad dan ministro (Latin) yang berarti “melayani atau menyelenggarakan” (Webster, 1974).

Definisi yang sederhana dari administrasi adalah suatu proses kegiatan penyelengaraan yang dilakukan oleh seorang administrator secara teratur dan diatur melalui perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan untuk mencapai tujuan akhir yang telah ditetapkan.

Proses adalah kegiatan yang terjadi secara beruntun dan susul menyusul, artinya selesai yang satu harus diikuti yang lain sampai titik akhir.

Teratur maksudnya adalah bahwa kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan tersebut harus dilakukan secara terus menerus dan berkelanjutan.

Diatur maksudnya ialah bahwa seluruh kegiatan itu harus disusun, disesuaikan satu sama lainnya supaya terdapat keharmonisan dan keseimbangan tugas.

Dalam pengertian tersebut, administrasi lebih ditekankan pada proses kegiatan penyelenggaraan. Sebagai proses kegiatan, administrasi dapat dilakukan oleh siapa saja.

Contoh: si A bertujuan untuk meningkatkan kesejahteraan keluarganya. Pertama-tama ia merencanakan membuka toko kecil di pinggir jalan, barang apa yang akan dijual, dan dari mana modal diperoleh. Kalau perencanaan ini sudah matang, maka mulailah ia membangun tokonya lalu membeli barang-barang yang akan mengisi toko serta peralatannya, mengatur keluar masuk uang, serta melayani orang-orang yang berbelanja, dan sekaligus pula mengawasi barang-barangnya. Semua tindakan si A dalam mengelola toko kecil ini disebut tindakan seorang administrator. Jadi, untuk mencapai tujuannya si A telah melakukan berbagai-bagai kegiatan yang ditangani sendiri yang bersifat administratif. Untuk lebih jelasnya, administrasi yang dilakukan oleh si A tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Kegiatan                                                           Tujuan

1. Merencanakan toko
2. Merencanakan isi toko
3. Merencanakan modal

4. Kesejahteraan

   Membuat toko
5. Membeli peralatan
6. Membeli barang-barang
7. Mengatur keluar masuk uang
8. Melayani orang berbelanja
9. Mengawasi barang-barang
10. dan sebagainya

Usaha yang dilakukan oleh si A tersebut di atas masih bersifat sederhana, sehingga administrasi itu dapat dilakukannya sendiri, tetapi kalau usaha tersebut telah besar, maka tugas yang dilakukan bertambah banyak pula. Dalam keadaan yang demikian, administrasi tidak mungkin lagi dilakukan oleh A sendiri saja.

Contoh: toko si A telah besar dan berkembang menjadi toko serba ada, maka si A memerlukan tempat yang luas. Barang-barang yang dibutuhkan banyak macamnya sehingga diperlukan keahlian khusus dalam memilih barang-barang yang akan dijual. Di samping itu diperlukan pula keahlian dalam mengatur keluar masuknya uang. Demikian pula dalam menjual barang-barang diperlukan keahlian yang khusus terutama dalam hal memperagakan barang-baranng kepada pembeli.

Terhadap usaha-usaha yang telah berkembang ini, tidak mungkin lagi administrasi dikerjakan oleh seorang saja seperti si A, tetapi sudah diperlukan kerja sama dan bantuan dari orang lain. Disinilah mulai timbul organisasi. Dalam organisasi diperlukan pengarahan terhadap orang-orang yang bekerja sama dalam membantu administrator agar tujuan yang diingini tercapai. Disinilah mulai timbul manajemen.

Sehubungan dengan hal ini, maka administrasi dapat didefinisikan seperti dikemukakan oleh John M. Pfiffner dan R.V. Presthus dalam bukunya Public Administration yaitu “pengkoordinasian dan pengarahan sumber-sumber tenaga manusia dan material untuk mencapai tujuan yang diingini”. Dalam hal ini, administrasi lebih ditekankan kepada kegiatan mengkoordinasikan orang-orang yang bekerja sama, alat-alat dan dana yang dipakainya untuk mencapai tujuan yang diingini. Definisi yang hampir serupa diberikan oleh William H. Newman dalam bukunya Administrative Action, yaitu bahwa administrasi itu adalah “pengarahan, kepemimpinan, dan pengendalian dari usaha-usaha sekelompok orang dalam rangka pencapaian tujuan yang umum (pokok)”

Jadi dapat disimpulkan di sini bahwa dalam usaha yang telah berkembang, tugas seorang administrator dalam melakukan administrasi itu lebih banyak mencakup koordinasi dan pengawasan (pengendalian). Pengkoordinasian maksudnya melakukan penyelarasan waktu dan penyatuan bermacam-macam tugas supaya semuanya mengarah kepada tujuan yang diingini.

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa dalam melakukan administrasi, seorang administrator dibantu oleh orang-orang yang bekerja sama dalam menjalankan tugas-tugas yang harus ditunaikan dan tugas-tugas tersebut harus diselaraskan dan dipadukan supaya mengarah kepada tujuan yang diinginkan. Kerja sama orang-orang dalam mencapai tujuan itu perlu disusun dan diatur, dan untuk itu administrasi memerlukan organisasi. Oleh karena di dalam administrasi ini yang dihadapi adalah orang-orang yang bekerja dengan akal dan perasaannya dengan menggunakan alat-alat dan materi lainnya, maka orang-orang perlu digerakkan menuju sasaran yang akan dicapai. Untuk itu diperlukan manajemen.

Berdasarkan uraian di atas, maka administrasi modern dapat diartikan secara luas yaitu meliputi organisasi dan manajemen.

Organisasi dan Manajemen

Sebagai Fenomena Masyarakat

Sebenarnya sejak dalam kandungan, secara tidak langsung manusia telah diperkenalkan dengan organisasi dan manajemen. Umpamanya betapa orang tua secara berkala memeriksakan dirinya pada bidan, atau dokter. Betapa pula bidan atau dokter mengarahkan orang tua tersebut dalam memelihara kesehatannya supaya anak dalam kandungan dapat dilahirkan dengan selamat dan sehat. Apalagi jika sudah mendekati kelahirannya, bagaimana orang-orang disekelilingnya disibukkan dengan berbagai tugas dalam menyambut kelahirannya itu. Ketika sudah lahir, mau tidak mau dia langsung memasuki organisasi yang disebut keluarga.

Dari contoh tersebut dapat dijelaskan bahwa manusia dilahirkan bahwa manusia dilahirkan dengan kodrat serba kekurangan dalam arti dia tidak dapat memenuhi kebutuhannya kalau tidak ada yang menolong. Dia tidak akan dapat minum atau makan kalau tidak diberi minum atau makan oleh orang tuanya. Dia hanya dapat berkominikasi dengan tangisan saja, dengan tangis inilah dia memberitahukan apa yang diingininya dari orang lain. Walaupun suatu ketika manusia akan dewasa dan dapat berdiri sendiri, tetapi dalam memenuhi kebutuhan hidupnya dia masih memerlukan kerja sama dan tolong menolong dengan orang lain atau berorganisasi. Dalam organisasi, manusia dapat menyempurnakan kekurangan-kekurangan yang dimilikinya. Ada kecenderungan bahwa semakin banyak keperluan yang harus dipenuhi, maka semakin banyak pula ia harus bekerja sama dengan orang lain dan bertambah banyak pula ia harus memasuki organisasi. Oleh sebab itu, pada akhirnya dalam hampir seluruh aspek kehidupannya dan dimana pun dia berada, akan diresapi, diarahkan dan dikendalikan oleh organisasi. Dengan demikian organisasi dan manajemen akan dijumpai atau ada di segala bidang kehidupan manusia dimana pun dia berada, dan ini disebut fenomena masyarakat. Fenomena artinya wujud yang ada di mana-mana.

Pengertian Organisasi

Organisasi dapat diartikan bermacam-macam tergantung dari arah mana kita memandangnya. Teori klasik memandang organisasi itu sebagai suatu wujud. Sedangkan teori sistem memandang organisasi sebagai suatu proses.

Jika kita memandang dari segi wujud, maka organisasi adalah kerja sama orang-orang atau sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang diingini. Contoh: seorang bapak mengajak anaknya mengangkat sebuah meja ke pinggir jalan untuk tempat berjualan. Dari contoh ini kita melihat adanya suatu organisasi. Walaupun bentuk organisasi ini masih sederhana, tetapi telah terlihat adanya ciri-ciri organisasi, yang sekurang-kurangnya harus ada untuk setiap organisasi mana pun juga. Ciri-ciri tersebut adalah:

1. Ada orang-orang, dalam arti lebih dari satu orang (bapak dan anak)
2. Ada kerja sama (mengangkat sebuah meja)
3. Ada tujuan (untuk berjualan)

Dalam bentuk sederhana ini, organisasi belum memerlukan pengaturan yang rapi. Walaupun demikian, dalam contoh tersebut di atas telah terlihat adanya orang yang mengarahkan (bapak) dan orang yang diarahkan (anak).

Sehubungan dengan pengertian tersebut di atas, maka beberapa ahli mendefinisikan organisasi sebagai berikut:

1. Malinowski mendefinisikan organisasi sebagai “suatu kelompok orang yang bersatu dalam tugas-tugas atau tugas umum, terikat pada lingkungan tertentu, menggunakan alat teknologi, patuh pada peraturan”. Walaupun Malinowski tidak menyebutkan untuk apa berorganisasi, tetapi dapat disimpulkan bahwa kelompok orang yang bekerja sama itu adalah untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
2. James D. Mooney mengatakan bahwa”organisasi timbul bilamana orang-orang bergabung dalam usaha mereka untuk mencapai tujuan bersama”.
3. Begitu pula Chester I. Barnard yang berpendapat bahwa “organisasi ada bila orang-orang berhubungan satu sama lain, mau menyumbangkan kegiatan-kegiatan atau bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama”.
4. Henry L. Sisk memandang organisasi sebagai “suatu kesatuan yaitu sekelompok orang terlibat secara bersama-sama di dalam hubungan yang resmi untuk mencapai tujuan-tujuan”.

Dalam tiga pengertian terakhir di atas, para ahli tersebut tidak menyebutkan bahwa dalam bekerja sama itu orang-orang perlu diperlengkapi dengan alat-alat, dana dan teknologi, dan bahwa orang terikat pada lingkungan dan peraturan tertentu, sehingga dengan demikian mereka diharapkan dapat dengan sukses mencapai sasaran dan tujuan. Oleh sebab itu untuk melengkapi pandangan kita terhadap pengertian organisasi dalam dinamikanya ini, maka organisasi dapat disimpulkan sebagai ”kerja sama orang-orang atau kelompok orang dengan menggunakan dana, alat-alat, dan teknologi, serta mau terikat dengan peraturan-peraturan dan lingkungan tertentu supaya dapat mengarah pada pencapaian tujuan yang diingini”.

Kalau organisasi sudah besar yaitu orang-orang yang bekerja sama telah banyak dan tujuan yang akan dicapai telah luas, maka timbullah hubungan kerja yang ruwet atau kompleks antara sesama orang yang menunaikan tugas dalam organisasi tersebut. Organisasi yang sudah besar umpamanya organisasi universitas, rumah sakit, partai politik, kelurahan, perusahaan penerbangan, perusahaan dagang, koperasi, dan sebagainya.

Bila organisasi telah kompleks, maka diperlukan suatu pengaturan yang rapi terhadap orang-orang yang bekerja sama dalam suatu wadah tertentu. Dalam hal ini organisasi dapat dipandang sebagai suatu wadah atau tempat orang bekerja sama melakukan kegiatan-kegiatan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Sesuai dengan tugas yang dilakukan anggotanya, maka organisasi ada yang diatur secara jelas batas-batas tugas atau strukturnya. Struktur adalah suatu rangka yang menunjukkan setiap tugas orang di dalam organisasi sehingga jelas batas-batas, hubungan, wewenang, dan tanggung jawabnya dalam usaha mencapai tujuan yang diingini.

Organisasi dalam suatu wadah dapat dijelaskan dengan contoh organisasi universitas. Dalam menjalankan tugasnya, rektor dibantu oleh tiga orang wakil rektor, yaitu wakil rektor I, II, dan III. Rektor membawahi dekan fakultas yang jumlahnya sesuai jumlah fakultas yang ada di universitas tersebut, ketua lembaga penelitian, ketua lembaga pengabdian kepada masyarakat, kepala unit pelaksana teknis seperti perpustakaan dan komputer. Sebagai unit pelayanan, rektor didampingi pula oleh kepala biro administrasi umum dan kepala biro administrasi akademik dan kemahasiswaan.

Rektor sebagai pimpinan universitas bertugas mengkoordinasikan seluruh kegiatan yang ada di bawah lingkungan universitas. Wakil rektor I bertugas mewakili rektor dalam memimpin pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan universitas, serta pelaksanaan kegiatan kerjasama dengan pihak luar. Wakil rektor II bertugas mewakili rektor dalam memimpin pelaksanaan di bidang administrasi umum. Wakil rektor III bertugas mewakili rektor dalam memimpin pelaksanaan kegiatan pendidikan yang bersifat ekstra kurikuler. Dekan fakultas bertugas memimpin pelaksanaan kegiatan dan pengajaran, penelitian, pengabdian pada masyarakat, dan pembinaan civitas akademika di lingkungan fakultasnya masing-masing. Lembaga penelitian bertugas melaksanakan pembinaan dan pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni serta melaksanakan penelitian. Lembaga pengabdian kepada masyarakat bertugas melaksanakan pembinaan dan pengembangan serta usaha-usaha universitas dalam pengabdiannya kepada masyarakat. Biro administrasi umum melaksanakan pelayanan dalam bidang administrasi umum seperti keuangan, kepegawaian, ketatausahaan, perlengkapan dan peralatan dan sebagainya terhadap semua unsur di lingkungan universitas. Unit pelaksana teknis seperti perpustakaan dan komputer mempunyai tugas memberikan pelayanan teknis pelaksanaan tugas pokok universitas di bidang masing-masing seperti perpustakaan dan komputer. Biro administrasi akademik dan kemahasiswaan bertugas memberikan pelayanan di bidang akademik dan kemahasiswaan. Untuk jelasnya hubungan-hubungan tugas yang ada di universitas dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 1

Struktur Organisasi Universitas

 

 

Keterangan:

UPT = Unit Pelaksana Teknis

Sumber : Pedoman Umum Perguruan Tinggi.

Organisasi yang mempunyai struktur yang jelas tersebut dinamakan organisasi formal. Di dalam organisasi formal, setiap tugas, hubungan-hubungan tugas dan tanggung jawab masing-masing orang telah diatur secara resmi oleh peraturan yang telah ditentukan. Hanya saja organisasi formal ini tidak selalu dapat memenuhi keperluan, hasrat dan perasaan dari orang-orang yang bekerja dalam organisasi tersebut, sehingga mereka mencari saluran lain, yaitu saluran informal.

Contoh: seorang mahasiswa tidak diberi kartu pengikut ujian semester oleh tata usaha karena ia belum melunasi uang kuliah. Namun karena mahasiswa yang bersangkutan hubungannya dekat dengan pimpinan fakultas (dekan) maka ia diberi ijin pengecualian untuk mengikuti ujian tersebut oleh dekan.

Contoh lain misalnya di dalam suatu instansi pemerintah atau swasta. Si A sudah seharusnya naik pangkat karena ia telah bekerja lebih dari empat tahun, tetapi oleh atasannya tidak pernah diusulkan untuk maik pangkat, sehingga si A kecewa atas perlakuan atasannya itu. Kebetulan ia kenal baik dengan pucuk pimpinan di bagian (biro) tempat ia bekerja, mungkin dulu pernah satu kelas di SMA, sehingga ia mengadukan nasibnya pada pucuk pimpinan ini. Pucuk pimpinan berjanji akan memanggil atasan si A untuk membereskan kenaikan pangkatnya. Tidak lama sesudah itu si A naik pangkat.

Kalau organisasi formal tidak dapat dijadikan saluran untuk memenuhi keperluan dan keinginan para peserta organisasi, maka mereka akan mencari wadah yang tidak resmi dan disebut organisasi informal. Organisasi informal adalah suatu wadah kerja sama yang jalinan hubungan antara sesama orang tidak melalui saluran resmi tetapi timbul karena hubungan pribadi dalam usahanya memenuhi keperluannya. Di dalam organisasi manapun juga timbulnya organisasi informal dalam organisasi formal tidak dapat dihindari dan dikenal antara lain dengan istilah klik, shadow group, dan lain-lain.

Seperti telah dikemukakan bahwa di dalam organisasi formal setiap orang memiliki batas tugasnya masing-masing dan berbeda satu sama lain. Walaupun berbeda, tidak berarti masing-masing tugas itu berdiri sendiri dan terlepas satu sama lain karena salah satu unsur yang mengikat organisasi adalah adanya kerja sama. Seperti contoh sebelumnya, tugas Wakil Rektor I adalah memimpin pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan universitas, serta pelaksanaan kegiatan kerjasama dengan pihak luar. Namun Wakil Rektor I tidak mungkin menyelenggarakan bidang pendidikan kalau Wakil Rektor II tidak menyediakan dana dan peralatan baginya. Oleh sebab itu, kerja sama sangat diperlukan dalam organisasi karena satu tugas dengan tugas yang lain saling tergantung.

Sehubungan dengan ini maka Fremont E. Kast dan James E. Rosenzweig dalam bukunya Organization and Management mendefinisikan organisasi sebagai “penyusunan dan penyatuan berbagai kegiatan-kegiatan dimana orang-orang bekerja sama di dalam suatu hubungan yang saling ketergantungan”. Mereka berpendapat bahwa suatu organisasi harus memuat sekurang-kurangnya empat unsur sebagai berikut:

1. Goals-oriented yaitu mengarah kepada pencapaian tujuan.
2. Psychosocial system yaitu orang-orang berhubungan satu sama lain dalam kelompok kerja.
3. Structural ativities yaitu orang-orang bekerja sama dalam suatu hubungan yang terpola.
4. Technological system yaitu orang-orang menggunakan pengetahuan dan teknologi.

Di dalam definisi-definisi yang telah dikemukakan di atas, organisasi di pandang dari segi statisnya yaitu suatu badan atau struktur.

Teori modern memandang organisasi sebagai suatu sistem yang berproses. Yang dimaksud “sistem” adalah bagian-bagian dari organisasi yang berhubungan satu sama lain menjadi satu kesatuan secara keseluruhan. Bagian-bagian itu terdiri dari faktor-faktor luar dan dalam organisasi. Faktor luar organisasi adalah faktor lingkungan dimana organisasi itu berada seperti faktor politik, ekonomi, sosial dan budaya, teknologi, hukum, demografi, sumber-sumber alam, langganan, nasabah, dan lain-lain. Faktor dalam organisasi adalah antara lain orang-orang yang bekerja, tugas dan tanggung jawab, hubungan kerja, dana dan alat-alat, peraturan dan prosedur kerja, dan lain-lain. Organisasi sebagai proses sistem terdiri dari faktor-faktor luar dan faktor-faktor dalam yang berhubungan atau berinteraksi satu sama lain, saling mempengaruhi sehingga merupakan suatu kesatuan.

Chester I. Barnard adalah orang pertama yang meletakkan dasar dari teori modern dan mengemukakan bahwa”organisasi adalah merupakan suatu sistem yaitu sistem sosial yang dinamis dari hubungan kerja sama yang bertujuan untuk memuaskan keperluan orang-orang”.

Selanjutnya Herbert G. Hicks dan C. Ray Gullet mendefinisikan organisasi sebagai “suatu proses yang tersususn dalam mana orang-orang berhubungan untuk mencapai tujuan”. Sedangkan George Hommans mengemukakan bahwa organisasi terdiri dari sistem lingkungan luar (external environment) dan sistem dalam (internal environment) organisasi dalam hubungannya yang saling tergantung satu sama lain. Demikian pula Henry L. Sisk dalam bukunya Management and Organization mendefinisikan organisasi sebagai “suatu proses pembentukan atau penyusunan bagian-bagian sehingga menjadi keseluruhan”. Menurutnya ada tiga unsur yang disusun dalam proses organisasi ini, yaitu: pekerjaan, orang-orang, dan sistemnya.

Jadi dalam pandangan teori modern ini faktor lingkungan dapat mempengaruhi organisasi lalu berinteraksi dengan faktor dalam organisasi sehingga perlu menyesuaikan dirinya dengan perubahan-perubahan yang terjadi demi untuk mempertahankan kelanjutan hidupnya.

Pengertian Manajemen

Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya bahwa di dalam organisasi yang besar dan telah berkembang maka seorang administrator dalam menjalankan tugasnya harus dibantu oleh orang-orang lain supaya seluruh kegiatan organisasi itu berjalan dengan lancar dan serentak.

Contoh: toko si A yang telah kita contohkan sebelumnya, sekarang telah berkembang menjadi toko serba ada, memiliki gedung yang luas atau bertingkat dan menjual bermacam-macam barang keperluan masyarakat. Kalau toko sudah berkembang maka diperlukan keahlian khusus untuk menanganinya. Oleh sebab itu tidak mungkin lagi ditangani sendirian karena kemampuan seseorang terbatas, baik dari segi waktu, kesempatan, maupun keahlian untuk mengurusnya. Dengan demikian si A memerlukan pembantu-pembantu yang memiliki keahlian khusus untuk menangani tiap-tiap bidang kegiatan di dalam tokonya seperti pembantu bidang pembelian, bidang penjualan dan bidang keuangan.

Selanjutnya kalau masing-masing pembantu itu sudah kepenuhan tugas, maka mereka akan memerlukan pula orang yang akan membantunya dalam bidang tugas yang lebih khusus lagi. Misalnya, pembantu bidang penjualan akan memerlukan seorang yang ahli dalam memamerkan barang, seorang yang ahli dalam menyusun barang dan seorang yang ahli dalam mencari langganan dan sebagainya. Pembantu bidang pembelian akan memerlukan seorang yang ahli dalam memilih barang-barang yang akan dijual, seorang yang ahli dalam mencari dan memilih rekanan, seorang yang ahli dalam mengimpor barang dan sebagainya. Sedangkan pembantu bagian keuangan akan memerlukan seorang ahli dalam pembukuan, seorang ahli dalam penyimpan dan mengeluarkan uang (kasir), seorang yang ahli dalam menghitung pajak dan sebagainya. Susunan pejabat-pejabat yang membantu A dalam mengelola toko serba ada tersebut lebih jelasnya dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2

 

Dari contoh tersebut dapat diketahui bahwa seorang administrator menggunakan orang-orang yang menggunakan keahlian khusus sebagai pembantunya dalam usaha mencapai tujuan pokok organisasinya. Dengan perkataan lain administrator menggunakan para manajer / eksekutif untuk mencapai tujuannya. Sedangkan tindakan atau kemampuan untuk memperoleh hasil yang diingini dengan menggunakan orang-orang yang mempunyai keahlian khusus itu disebut “manajemen”. Oleh sebab itu manajemen harus dilaksanakan dalam seluruh tingkat organisasi dari tingkat paling atas sampai tingkat paling bawah.

Istilah manajer lebih banyak digunakan dalam organisasi niaga, yaitu top manajer untuk panggilan administrator, manajer untuk panggilan bawahan langsung administrator, dan supervisor bagi bawahan langsung dari manajer. Sedangkan istilah eksekutif lebih dikenal dalam organisasi negara, yaitu top executive untuk panggilan administrator, middle executive bagi bawahan langsung top executive, dan lower executive bagi bawahan langsung middle executive. Walaupun demikian dalam prakteknya setiap organisasi bebas menentukan sendiri sebutan bagi pejabat-pejabat tersebut. Dalam organisasi niaga di Indonesia kita mengenal istilah direktur untuk administrator, manajer untuk bawahan langsung administrator, dan mandor untuk bawahan langsung manajer. Sedangkan dalam organisasi negara seperti departemen pemerintahan dikenal menteri untuk administrator, direktur jenderal untuk bawahan menteri dan direktur untuk bawahan langsung direktur jenderal.

Dari contoh tersebut terlihat pula bahwa tugas masing-masing pejabat baik yang membantu administrator maupun yang membantu manajer / eksekutif berbeda satu sama lain sesuai dengan sasaran yang akan dicapai masing-masing. Walaupun demikian, dalam melaksanakan tugas semua pejabat perlu bekerja sama yang mengarah kepada pencapaian tujuan pokok organisasi. Supaya semua kegiatan yang berbeda-beda itu dapat diselaraskan satu sama lain dan berjalan serempak menuju kepada pencapaian tujuan akhir, maka perlu ada yang mengarahkan dan yang menyelaraskan. Tindakan penyelarasan dan pengarahan ini disebut dengan istilah mengkoordinasikan. Koordinasi adalah tugas dari administrator, manajer dan supervisor, terhadap kegiatan-kegiatan bawahannya masing-masing. Dengan demikian bidang manajemen ini lebih menitikberatkan kepada pengurusan manusia-manusia yang memberikan tenaganya untuk bekerja dengan menggunakan teknik-teknik tertentu. Teknik-teknik tersebut adalah teknik perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan Dalam hal ini manajemen juga diartikan sebagai suatu proses koordinasi yang meliputi kegiatan mengarahkan, menyelaraskan semua tindakan para bawahan yang berbeda-beda termasuk penyelarasan sumber-sumber dana, alat perlengkapan, metode kerja, waktu dan tempat kerja menuju sasaran yang telah ditentukan. Di antara semua yang dikoordinasikan itu, maka faktor manusia dan tindakannya adalah yang paling menentukan berfungsi atau tidaknya sumber-sumber tersebut dan sekaligus akan menentukan pula berhasil atau tidaknya organisasi dalam mencapai tujuannya. pengendalian.

Unsur-unsur manajemen dikenal dengan istilah 5M, yaitu: man (manusia), money (dana), material (peralatan), machine-method (metode dan prosedur), marketing (pemasaran atau langganan). Sehubungan dengan hal tersebut, kita mengenal bermacam-macam lapangan manajemen, seperti manajemen personalia, manajemen keuangan, manajemen perkantoran, manajemen perbekalan, dan sebagainya yang lebih bersifat teknis. Di samping itu dalam manajemen ini banyak pula dikaji bagaimana proses mempengaruhi individu-individu atau sekelompok individu supaya mau mengubah atau menyesuaikan sikap dan perilakunya mengikuti arah tujuan yang telah ditentukan. Proses mempengaruhi individu-individu itu maksudnya antara individu yang memimpin dan individu yang dipimpin saling mempengaruhi terutama dalam proses pengambilan keputusan dalam usaha mencapai sasaran. Oleh sebab itu kepemimpinan ini dikatakan sebagai inti dari manajemen.

J.G. Longenecker mengemukakan bahwa manajemen selalu digunakan dalam hubungannya dengan orang-orang yang menjalankan kepemimpinan di dalam suatu organisasi. Oleh sebab itu, dia mendefinisikan manajemen sebagai suatu proses kegiatan manajer dalam pengambilan keputusan, mengkoordinasikan usaha-usaha kelompok, dan kepemimpinan. Kast dan Rosenzweig mengemukakan bahwa manajemen itu meliputi koordinasi orang-orang dan koordinasi sumber-sumber material untuk mencapai tujuan organisasi. Sedangkan Henry L. Sisk mendefinisikan manajemen sebagai koordinasi dari semua sumber (tenaga manusia, dana, material, waktu, metode kerja dan tempat) melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian supaya dapat mencapai sasaran yang diingini.

Dari uraian tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa manajemen lebih banyak berhubungan dengan pengambilan kebijaksanaan, koordinasi dan kepemimpinan. Jadi dalam manajemen ini, koordinasi adalah salah satu faktor yang diutamakan pula. Koordinasi merupakan tugas dari pejabat-pejabat dalam organisasi mulai dari tingkat atas sampai ke tingkat bawah. William H. Newman mengemukakan bahwa “koordinasi itu adalah penyelarasan (mensinkronisasikan) dan menyatukan tindakan-tindakan kelompok orang dalam organisasi”.

Contoh: suatu organisasi akan mengadakan perayaan ulang tahun. Berbagai kegiatan dilakukan untuk memeriahkan ulang tahun tersebut, antara lain dengan perlombaan olah raga, pertandingan tarik suara, perlombaan memasak, perlombaan merangkai bunga dan diakhiri dengan acara puncak yaitu upacara resmi. Supaya setiap acara meriah dan dapat diikuti oleh setiap orang, maka seorang koordinator harus mengatur dan menyelaraskan setiap jenis kegiatan itu, baik waktu maupun orang-orang yang menyelenggarakannya. Kalau acara tersebut direncanakan berlangsung sepuluh hari, maka mula-mula dilakukan pertandingan olah raga yang berlangsung selama lima hari. Sementara itu pada malam hari dapat diadakan kegiatan latihan band dan penyanyi untuk menghadapi pertandingan berikutnya. Sesudah pertandingan olah raga selesai maka segera disusul dengan pertandingan tarik suara yang pelaksanaannya dijadwalkan berlangsung selama dua hari. Sementara itu alat-alat pertandingan memasak dan merangkai bunga dapat dipersiapkan. Setelah perlombaan tarik suara selesai maka disusul dengan pertandingan memasak dan merangkai bunga selama dua hari. Pada hari terakhir diadakan upacara resmi dan semua hasil perlombaan atau pemenang diumumkan serta diberi hadiah.

Teratur atau kacaunya acara-acara yang telah ditetapkan dalam rangka memeriahkan upacara ulang tahun organisasi tersebut sangat ditentukan oleh keterampilan koordinatornya dalam menyelaraskan dan menyatukan acara-acara serta urutan-urutannya.

Dari contoh tersebut di atas, terlihat bahwa tugas koordinator banyak berhadapan dengan kegiatan yang dilakukan oleh manusia-manusia yang berbeda sifat dan tingkah lakunya serta perlu diselaraskan supaya mengarah ke tujuan yang telah ditetapkan. Dalam hal ini, seorang koordinator perlu memahami pola tingkah laku bawahan dan motifnya. Koordinasi erat hubungannya dengan faktor kepemimpinan. Itulah sebabnya kepemimpinan (leadership) merupakan titik berat atau kunci keberhasilan manajemen. Kepemimpinan adalah suatu usaha dari pemimpin untuk mempengaruhi tingkah laku orang-orang lain supaya mau mengikuti apa yang diinginkan pemimpin tersebut dalam rangka mencapai tujuan bersama.

Dari uraian-uraian tersebut dapat dikemukakan bagaimana hubungan antara administrasi, organisasi dan manajemen, yaitu organisasi dan manajemen adalah sarana dari administrasi. Secara terperinci hubungan tersebut adalah sebagai berikut: kepemimpinan merupakan inti dari manajemen. Melalui manajemen, semua kegiatan dikoordinir dan diarahkan menuju kepada tujuan yang telah ditetapkan dalam organisasi. Oleh sebab itu, manajemen ada pada setiap organisasi. Organisasi adalah merupakan wadah atau tempat dilakukannya kegiatan-kegiatan administrasi. Untuk jelasnya hubungan antara administrasi, organisasi dan manajemen ini dapat digambarkan sebagai berikut: